Notulen ALV 2016

Algemene informatie, alleen zichtbaar voor leden
User avatar
Lucas79
Posts: 1560
Joined: Sun Nov 04, 2007 7:19 am
Contact:

Notulen ALV 2016

Post by Lucas79 »

Beste leden, wat ons betreft was de ALV 2016 een succes. Er zijn goede punten besproken en er liggen best veel actiepunten die we gezamenlijk moeten oppakken. Onderstaand vind je de notulen van deze vergadering. Als er op- en/of aanmerkingen zijn, horen we die uiteraard graag!

Aanwezig bestuur:


  • Wendy
  • Raymond
  • Laurens
  • Lucas

Er is een zeer goede opkomst met in totaal 22 van de 38 leden aanwezig!

Agenda:


  • Inleiding
  • Terugblik 2015
  • Kostenbesparing 2015
  • Financieel jaarverslag 2015
  • Type-R Club 2016 en verder…
  • Stichting of Vereniging…
  • Events 2016
  • Clubpassen
  • Rondvraag
  • Afsluiting met Verhagen

Wendy opent de vergadering en bedankt iedereen voor hun aanwezigheid.

Terugblik:
Bij de terugblik 2015 wordt kort stil gestaan bij de diverse activiteiten die het bestuur het afgelopen jaar heeft bezig gehouden. Dit zijn:


  • het organiseren van de meetings en activiteiten
  • Verbeteren van de "marketing" van de club, door onder ander de aanschaf van een extra vlag, maken en uitdelen van flyers en meer communicatie op het forum, Facebook en de e-mail.
  • onderzoeken van kostenbesparingen, met name op de Bankkosten en de Verzekering
  • Actief opzoeken van nieuwe Type-R 2015 bezitters, o.a. via Facebook en WhatsApp.

Verder worden de diverse meetings van afgelopen besproken. In het bijzonder wordt het evenement samen met Verhagen op 6 september er uit gelicht, omdat we hier al met de hele club een rondje in de nieuwe Type-R konden rijden op Assen. Verhagen wordt een Type-R Kalender cadeau gegeven voor de inzet die ze hebben getoond voor onze club afgelopen jaar.

Alle leden waren positief over de tussentijdse ALV, waar we de voortgang van de actiepunten besproken hebben en tevens de eerste meetings van het seizoen hebben kunnen beoordelen. Voor de rest waren er geen bijzonderheden vanuit de leden.

Vanuit het bestuur vonden we het jammer dat bepaalde 'vaste' meetings afgelopen jaar niet gelukt zijn, zoals Picture that R en een gezellig uitje rondom de verjaardag van ons geestelijk voorvader. Dit willen we dit jaar zeker wel weer doen.


Kostenbesparing, financieel jaarverslag en vaststellen contributie:
Om kosten te besparen zijn onder andere de volgende acties uitgevoerd:


  • De ALV en tussentijdse ALV wordt voortaan bij een van onze clubpartners gehouden.
  • Er is gekeken naar welke bank voor ons het gunstigst is. Dit wordt waarschijnlijk de Regio Bank.
  • Aansprakelijkheidsverzekering is opgezegd. (dekte toch geen schade aan auto's en het was ook geen bestuurders aansprakelijkheid verzekering)

Raymond presenteert een kort overzicht van inkomsten en uitgaven. Over 2015 hebben we een positief saldo opgebouwd van € 502,70. Voor de volgende presentatie van de cijfers is de wens uitgesproken om de clubartikelen en marketingkosten te scheiden.

De contributie wordt wederom vastgesteld op € 30,00


Type-R Club 2016, hoe staan we er voor en wat zijn de plannen:


  • We tellen 13 nieuwe leden, totaal 6 leden meer dan vorig jaar, totaal 38 leden.
  • Het forum en onze Facebook pagina worden goed bezocht.

Lucas presenteert een grafiek waarin het verloop van het aantal leden per specifiek model van de afgelopen 4 jaar te zien is. We zitten nog lang niet op ons niveau van 2013, maar er is een duidelijke groei te zien.


De volgende plannen liggen er voor 2016:


  • Bestaande clubpartners bezoeken om daar de band mee aan te halen. Het bestuur vraagt hiervoor de medewerking van de leden. Er wordt voorgesteld om 'per regio' iemand aan te stellen om te helpen met de contacten met de clubpartner.
    • Er wordt geopperd om ook naar Belgische partners te kijken, als blijkt dat onze Belgische vRienden onze club ook interessant genoeg vinden om aanwezig te zijn.
  • Nieuwe clubpartners zoeken. Het bestuur vraagt hiervoor de medewerking van de leden. Leden die vaak bij een bedrijf komen voor hun Type-R wordt gevraagd dit te delen met het bestuur, zodat we gezamenlijk van deze bedrijven een clubpartner kunnen maken.
  • Meer meetings organiseren en/of aanwezig zijn.
  • We willen de clubleden graag zo actief mogelijk betrekken bij het organiseren van meetings, evenementen, groupbuys, enz. Voorbeelden zaken die van/met/door leden zijn georganiseerd zijn het exclusieve Type-R boek, de Elfstedentocht en de Essen motorshow. Dit zijn hele goede initiatieven die we als bestuur 100% steunen en we graag bereid zijn mee te helpen om ze te verwezenlijken. Dit is de essentie van onze club!


Specifieke actiepunten:


  • Onze Belgische forumleden vragen wat hun zou bewegen om lid te worden van onze club.
  • Uitzoeken welke mogelijkheden er zijn om als club verzekerd te zijn tegen bijvoorbeeld schade aan auto's die ontstaat tijdens meetings.
  • Tijdens de discussie over de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is de algemene stemming dat deze momenteel niet nodig lijkt, gezien het geringe kassaldo van de Type-R club en het vertrouwen wat er is onder de bestuursleden. Dit wordt binnen het bestuur verder onderzocht en komt nog een definitieve beslissing over.

De plannen worden goed ontvangen door de leden en er zijn verschillende suggesties die in deze notulen verwerkt zitten.


Stichting vs Vereniging:
De Type-R Club is momenteel een stichting. Raymond legt uit wat dit precies inhoudt. In het kort komt het er op neer dat we een stichting zijn die zich gedraagt als een vereniging. In het verleden is deze keuze door de oprichters gemaakt, omdat het oprichten van een stichting toen aanzienlijk goedkoper was dan het oprichten van een vereniging.

De kosten voor het opheffen van de stichting en een nieuwe vereniging inschrijven gaat de club ongeveer € 500,00 kosten. Er hebben zich twee sponsors gemeld die beide 1/3 van de kosten willen betalen, als de club er mee instemt om de stichting om te zetten in de vereniging.

Er wordt middels een stemming (nagenoeg) unaniem voor het omzetten een akkoord gegeven!


Type-R club meetings en evenementen:

We willen dit jaar in ieder geval weer bij IHM en Hondafest Part 1 en Part 2 aanwezig zijn. Het bestuur vraagt met klem of er dan ook zo veel mogelijk mensen zich hiervoor willen opgeven op het forum, zodat we de club goed kunnen vertegenwoordigen en presenteren, zodat we ook daar weer nieuwe leden kunnen werven.

Er is ook redelijk wat animo voor Japfest 1 en 2 dit jaar. Hiervoor wordt een apart topic aangemaakt.

Verder is er aangegeven dat we dit jaar meer trackdays op basis van Open Pitlane als club willen bezoeken. In eerste instantie zijn dit de circuitdagen van Book a Track en Driversdays Trackday, op Zandvoort, Assen en Zolder. Hiervoor is een apart topic gemaakt op het forum.

Deze meetings komen allemaal weer op het forum te staan, of staan er al. Graag zo snel mogelijk voor de verschillende evenementen opgeven, zodat we er qua organisatie rekening mee kunnen houden.


Meetings en evenementen die we zelf willen organiseren:


  • Elfstedentocht (helaas hebben minder leden zich hiervoor opgegeven dan verwacht, de inschrijftermijn is inmiddels verstreken)
  • Twee BBQ's (jun en sep/okt)
    • De BBQ in juni wordt wederom gebruikt om de voortgang van dit jaar te bespreken.
    • De tweede BBQ wordt ook gecombineerd met een evenement. (poetsdag, clubpartner, activiteit zoals Quadrijden)
  • Picture that R
  • Weekendje Nurburgring
  • Racen voor goede doelen. (hiervoor komt een apart topic op het forum)

Er wordt vanuit de leden gevraagd of er weer een Dynodag georganiseerd kan worden. Dit kan alleen bij een opkomst van minimaal 10 auto's. Hier wordt een poll voor aangemaakt op het forum.


Afsluiting:
De vergadering wordt afgesloten met het uitdelen van de clubpassen en een prima verzorgde lunch door de club. Als laatste worden er nog vele foto's gemaakt en is er de mogelijkheid om met de Type-R van Verhagen een rondje te rijden, voor diegene die er op 6 september vorig jaar niet bij waren.
Deus Ex Machina!
User avatar
Lucas79
Posts: 1560
Joined: Sun Nov 04, 2007 7:19 am
Contact:

Re: Notulen ALV 2016

Post by Lucas79 »

Tijdens de ALV was er nog een vraag hoe de partnerstrategie er uit ziet en wat we onze partners kunnen/willen bieden. Dit is al een wat oudere opzet (2012) maar het principe blijft overeind.


Image
Deus Ex Machina!
User avatar
itr assen
Posts: 530
Joined: Sun Aug 07, 2005 9:41 pm
Contact:

Re: Notulen ALV 2016

Post by itr assen »

dank lucas.
was bij de leden vergadering het eerst weer even vergeten.
dit is duidelijk zo.
Post Reply